หน่วยที่2

หน่วยที่2ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

1.ระบบและวิธีการเชิงระบบ

การทำงานใดๆให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีตามลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำๆได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไปเราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า “ระบบ”

}  ระบบ(System)หมายถึงการทำงานขององค์ประกอบย่อยๆอย่างมีอิสระและมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอนระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

}  วิธีการเชิงระบบ(System Approach)วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือกระบวนการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ต่างๆซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

}  องค์ประกอบของวิธีระบบ

วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่

1.ปัจจัยนำเข้า (Input) หมายถึงวัตถุสิ่งของต่างๆรวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา

2.กระบวนการ (Process) หมายถึง วิธีการขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหา เกี่ยวกับเนื้อหาปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ

3.ผลลัพธ์ (Output) ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้าผลงานที่ได้รับอาจเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประมวลผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ (Feedback)ได้

 2.ระบบสารสนเทศ

}   ระบบสารสนเทศ(Information System)คือการประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุดและเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลางและระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้

       1.รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน

       2.จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้

       3.จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้

       4.มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลาระดับในการตัดสินใจในการเดินทางขึ้นอยู่กับความถูกต้องชัดเจนของข้อมูลสารสนเทศผสมผสานกับกระบวนการเรียนรู้และการเรียนรู้ของบุคคลประสบการณ์ที่สลับซับซ้อนลักษณะนี้รียกว่า ระบบงานสารสนเทศ

คอมพิวเตอร์ทำงานด้วยคำสั่งหรือชุดคำสั่งที่เรียกว่า โปรแกรม ซึ่งโปรแกรมมีลักษณะนามธรรมไม่สามารถจับต้องได้เป็นสื่อประเภท ซอร์ฟแวร์(Software) ในการดำเนินงานที่มีระบบงานใหญ่อาจต้องใช้โปรแกรมหลายโปรแกรมร่วมกันเป็นคำสั่งให้ครอบคลุมกิจกรรมหรือภาระงานโปรแกรมอาจจะถูกป้อนเข้าทางอักขระหรือจากแผ่นดิสก์หรือแผ่นซีดีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำหน้าที่คำนวณประมวลผลข้อมูลด้วยกรรมวิธีที่กำหนดขึ้นตามจุดประสงค์ของงาน เพื่อกลั่นกรองข้อมูลออกมาเป็นสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งได้อย่างเหมาะสม

3.องค์ประกอบของสารสนเทศ

}  การจำแนกองค์ประกอบสารสนเทศมีหลายวิธีขึ้นกับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่างๆ

}  3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

       องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศมีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ ระบบความคิด และระบบของเครื่องมือ

}  ระบบความคิด หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และการจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆเพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบความคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้น

ที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน

}  ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร หน่วยงาน หรืองานธุรกรรมต่างๆแทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ

}  3.2องค์ประกอบด้านต่างๆของระบบสารสนเทศ

        เนื่องจากสารสนเทศ เป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่างๆ ดังองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกันดังนี้

                3.2.1 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย ในการแก้ปัญหามี 4 ประการ ได้แก่ ข้อมูล(Data)สารสนเทศ(Information)ความรู้(Knowledge)ปัญญา(Wisdom)ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

แผนภาพที่2.1องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมาย ในการแก้ปัญหา

                 3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการคือ ข้อมูลนำเข้า(Data)กระบวนการ(Process)และผลลัพธ์(Output)การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข่ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์(Output)และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป

                                        แผนภาพที่ 2.2 องค์ประกอบด้านกระบวนการในการดำเนินงาน

                  3.2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร เทคโนโลยี ข้อมูลและระบบสารสนเทศ

                               แผนภาพที่2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน

                     3.2.4.องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป(Information Process System)ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบดังนี้ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล(Hardware)ข้อมูล(Data)สารสนเทศ(Information)โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์(Software)บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์(People ware)

  4.ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ

การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอนดังนี้

}  ขั้นที่1 การวิเคราะห์ระบบ(System Analysis)

วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ

1.วิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือการพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้างๆให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร

2.วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

3.วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน

4.วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธีและสื่อที่จะนำไปสู่จุดหมายหรือสิ่งที่ต้องการ

}  ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ(System Synthesis)

วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่างๆให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้

1.การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธีเพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้

2.ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา

3.ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้

}  ขั้นตอนที่ 3การสร้างแบบจำลอง(Construct a Model)

แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบและขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน

5.ประเภทของระบบสารสนเทศ

          การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้3ระดับ คือระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

    1.ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ

     2.ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม

     3.ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก

6.ข้อมูลและสารสนเทศ

   ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใดๆที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้านอย่างเป็นระบบที่เรียกว่า สารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วยงาน

  6.1ข้อมูล(Data)

          ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ด้วยปราสาทสัมผัสทั้งห้า

ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้นและต้องเป็นสิ่งที่มีความหมายในตัวมันเอง ซึ่งแต่ละอย่างมีความหมายดังนี้

         ข้อมูลดิบ(Raw Data) หมายถึง วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์ ที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิมมีความอิสระเอกเทศในตัวมันเองยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไปแปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใดๆมีคุณลักษณะเฉพาะที่ชัดเจนแน่นอนสามารถระบุได้ว่าสิ่งนั้นคืออะไร เช่น ก้อนหิน ต้นไม้ ท่อนฟืน ต้นข้าว ฟาง น้ำ น้ำร้อน น้ำเย็น ทราย จาน ชาม ถ้วย บ้าน วัด เสียงนก เสียงคน พายุ ลม ฝน หนัก เบาฯลฯ ดังนั้นข้อมูลที่ดีต้องมีคุณสมบัติชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ

}  6.2 สารสนเทศ(Information)

สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำข้อมูลดิบ (Raw Data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึงข่าวสารที่ได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที (วาสนา สุขกระสานติ 2541: 6-1)

    6.2.1คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี

ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้

                              1.ความถูกต้อง (Accurate) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องแสดงถึงเชื่อมโยงสัมพันธ์ขององค์ประกอบที่ถูกต้องเกี่ยวข้องตามความเป็นจริง ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง สามารถอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลอื่นโดยเฉพาะข้อมูลดิบ

2.ทันเวลา (Timeliness) ข้อมูลสารสนเทศต้องมีลักษณะเป็นปัจจุบันเสมอ สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้ท่วงทันเวลาและเหตุการณ์อยู่ตลอดเวลา  

3.สอดคล้องกับงาน (Relevance) ข้อมูลสารสนเทศต้องสอดคล้องและครอบคลุมกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ ไม่ใช่ข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

4.สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ว่า น่าเชื่อถือหรือไม่ สามารถอ้างอิงและตรวจสอบได้

5.มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (Integrity) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีเนื้อหาสาระรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการหรือวิธีการครอบคลุมการดำเนินงานโดยรวม

  6.2.2ชนิดของข้อมูล

       ข้อมูลมีหลายชนิดขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในการจำแนก ในที่นี้จำแนกข้อมูลตามลักษณะการจัดเก็บซึ่งแบ่ง ออกเป็น 4 ชนิดคือ

1.ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Type) ใช้ระบุความหมายของสิ่งต่างๆในเชิงปริมาณ เช่น ราคาสินค้า จำนวนสิ่งของ ความสูง โดยระบุเป็นตัวเลขเท่านั้น เช่น 15.75(บาท)1,750(กล่อง)175.3(ซ.ม)10111000(เลขฐานสองเท่ากับ 184 ของเลขฐานสิบ)เป็นต้น

2.ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character type) ใช้บรรยายความหมายหรือแทนข้อมูลบางอย่าง เช่น รถยนต์ เกวียน นางสาว ศรีสมร เป็นต้น

3.ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร (Alphanumeric type)หมายถึง มีทั้งตัวอักษร ตัวเลขและตัวสัญลักษณ์พิเศษ(เช่น!,.?%#@-+)ปนกัน ใช้บรรยายหรือสื่อความหมายต่างๆ ได้ตามแต่กำหนด เช่นA4$500.00

4.ข้อมูลมัลติมีเดีย (multimedia)หรือสื่อผสม เช่น ภาพ เสียง ข้อความ ปนกันเป็นต้น เป็นข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่กล่าวถึงกันมาก

สรุปได้ว่า สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกกลั่นกรองด้วยวิธีการต่างๆเพื่อให้มีคุณค่าและมีความหมายต่อการประยุกต์ใช้งานสำหรับบุคคลหรือองค์กรสารสนเทศอาจอยู่ในรูปของภาพ แสง สี เสียง รูปร่าง รูปทรง ตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ ฯลฯ ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว ประโยชน์และคุณค่าของสารสนเทศจะนำไปสู่  ”ความรู้”ที่มีประโยชน์ต่อไป

6.3  ความรู้(Knowledge)

               ความรู้เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอก ด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่างๆทุกยุคทุกสมัย ทั้งในอดีตและอนาคต “ความรู้” มีความสำคัญต่อมนุษย์ สังคม และสิ่งแวดล้อมเสมอ มนุษย์ใช้ความรู้ในการแก้ปัญหา การสร้างสรรค์ผลงาน และการจัดการเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมอย่างยั่งยืน เพื่อให้มนุษย์และประชาคมโลกได้อยู่ร่วมกันอย่างมีความสุขโดยทั่วหน้า  

       6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการจัดการ ดังนี้

                        6.4.1 ขั้นตอนการประมาณผลข้อมูล (Data processing steps) เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การจะหาข้อมูลที่ดีได้จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่างๆที่เหมาะสม ดังนี้

                        1) การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึง การเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (Capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (Recording) ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นานๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษ รวบรวมแฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบันทึกลงจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์

                          2) การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป

                         3) การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา

                           4)การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมหามาตรการในการประกันข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูล ให้ถูกต้องแม่นยำ ไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิดๆ ทำความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลให้คงอยู่ตลอดไป

                           5)การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (Sorting) การค้นหา (Searching) และการแยกประเภท

                    6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data Collection Methods) ข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เองหรือเกิดจากการสร้าง การทดลอง และการประมวลผลก็ได้ เมื่อต้องการได้ความรู้ หรือต้องการทราบความหมายหรือคุณค่าสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เราต้องเก็บข้อมูลของสิ่งนั้น เพื่อนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ วิธีการเก็บข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธีตัวอย่างเช่น การสำรวจด้วยแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือเป็นเจ้าของข้อมูล การนับจำนวน หรือวัดขนาดด้วยตัวเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ

                                1) การสำรวจด้วยแบบสอบถาม ในการสำรวจข้อมูลความคิดเห็น อาจจำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เพื่อให้ง่ายต่อการตอบและรวบรวมข้อมูล ดังตัวอย่าง แบบสอบถามความนิยมของผู้ใช้บริการสำนักวิทยบริการ

                                 2) การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล อาจใช้วิธีเก็บข้อมูลด้วยการแจกแบบสอบถามให้กับกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการทราบข้อมูล ผู้ตอบจะเขียนตอบหรือไม่ก็ได้ ในทางปฏิบัติพบว่าแบบสอบถามที่แจกไปจะได้รับตอบกลับมาเพียงประมาณ 10 % เท่านั้น

                                  3) การนับจำนวนหรือวัดขนาดของตนเองหรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องมีผู้ที่เกี่ยวข้องไปนับหรือวัดด้วยตนเอง เช่น จำนวนต้นไม้ในป่า ความสูงของต้นไม้ ความสูงของนักเรียน จำนวนปลาในบ่อเลี้ยงปลา เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูลซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ

                        1.สถานีงาน (Workstation) หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ณ จุดที่จัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกันหรือจัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกัน หรือจัดไว้ที่โต๊ะทำงานของผู้ใช้แต่ละคน

            2.เครื่องบริการ (Server) เป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสำเร็จประยุกต์ (Application Package)จำนวนมากที่สามารถใช้ร่วมกันโดยการสั่งงานด้วยคอมพิวเตอร์ เครื่องบริการจะมีโปรแกรมควบคลุมการทำงานซึ่งเรียกว่า ระบบปฏิบัติการเครือข่ายที่มีระบบการทำงานและชื่อเครื่องหมายการค้าแตกต่างกันที่นิยมกันมากในขณะนี้ ได้แก่ Linux Server ,UNIX server, Windows NT server, Windows 2000 server

โดยใช้สายสื่อสารข้อมูลที่ทำจากทองแดงหรือเส้นใยแก้วนำแสง นิยมแบ่งเครือข่ายตามขนาดพื้นที่และจำนวนเครื่องที่ใช้งาน